Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru

Cyflwyniad

I ddarparu ein gwasanaethau’n effeithiol, mae’n bosib bydd angen i Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru (GTADC) gasglu a phrosesu eich data personol. Mae GTADC yn ymroddedig i ddiogelu’r data hwnnw ac mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut mae’r Gwasanaeth yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi a sut byddem yn diogelu’r wybodaeth honno.

Gallai’r hysbysiad hwn gael ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd, gan adlewyrchu natur newidiol ein gwasanaethau.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth ddienw pan fyddwch chi’n cyrchu ein gwefan, drwy ddefnyddio gwcis. Darllenwch ein polisi cwcis.

Pam fod angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol?

Mae’r wybodaeth a gedwir gennym yn ein galluogi i ymgymryd ag atal, diogelu a darparu gwasanaethau brys i’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu. Mae’n bosib y byddem hefyd yn defnyddio rhywfaint o’r wybodaeth i’n cynorthwyo wrth wella’n gwasanaethau. Mae esiamplau o sut y byddem yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn cynnwys:

  • Rheoli ymateb i ddigwyddiadau, tanau a gwrthdrawiadau traffig ar y ffyrdd
  • Ymwybyddiaeth, cyngor a chyfarwyddyd Atal Tân
  • Gwaith ymchwilio i dân
  • Camau rheoleiddio, trwyddedu a gorfodaeth ar gyfer diogelwch tân busnes
  • Cyngor ac archwiliadau diogelwch tân busnes
  • Cynnal ymweliadau diogelwch yn y cartref
  • Gwirio ansawdd ac effeithiolrwydd ein gwasanaethau
  • Ymchwilio i bryderon neu gwynion ynghylch ein gwasanaethau
  • Ymchwilio i a chynllunio gwasanaethau newydd
  • Cynnal ein cofnodion a’n cyfrifon
  • Sicrhau bod ein gwasanaeth yn parhau i gwrdd â’i gyfrifoldebau cyfreithlon
  • Cefnogi a rheoli ein staff
  • Camerâu Cylch Cyfyng ar ein hadeiladau a’n cerbydau
  • Ymarferion recriwtio
Pa wybodaeth bersonol a gesglir

Mae’r math o wybodaeth byddwn yn prosesu am unigolion yn amrywio, gan ddibynnu ar y math o wasanaeth a ddarperir. Gallai esiamplau gynnwys:

  • Enw a chyfeiriad
  • Oedran a/neu ddyddiad geni
  • Gwybodaeth gyswllt
  • Tarddiad hiliol neu ethnig
  • Gwybodaeth am iechyd
  • Gwybodaeth am amgylchiadau personol, megis pwys sy’n byw yn y cyfeiriad hwnnw.
  • Rhyw
  • Dewis iaith
  • Cenedligrwydd
  • Anghenion addysgu a hyfforddi
  • Gwybodaeth gyflogi
  • Manylion y perthynas agosaf

Fodd bynnag – dim ond yr hyn sydd ei hangen arnom i gyflawni’r gwasanaeth penodol hwnnw y byddwn yn ei chasglu. Rhestrir esiamplau isod:

Ymateb i Argyfyngau

Pan fyddwn yn ateb galwad 999 yn briodol mae angen gwybodaeth arnom megis:

  • Enw a manylion cyswllt yr unigolyn sy’n ffonio er mwyn cyfathrebu ag hwy;
  • Cyfeiriad y digwyddiad, i ni ddyrannu adnoddau;
  • Gwybodaeth am unrhyw un a all fod yn byw yn yr eiddo neu a all fod yno, megis oedran, rhyw, manylion iaith/cyfathrebu;
  • Gallem hefyd gasglu gwybodaeth iechyd sylfaenol am y bobl hynny – er enghraifft, problemau posib sy ganddynt o ran symudedd, i sicrhau ein bod ni’n anfon yr adnoddau priodol.
Diogelwch Tân yn y Cartref

I ddarparu gwybodaeth benodol am ddiogelwch yn eich cartref gallai fod angen gwybodaeth arnom gan gynnwys:

  • Enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
  • Oedran
  • Gwybodaeth iechyd a meddygol – er enghraifft mae’n gymorth i ni wybod os oes unrhyw un yn y lleoliad sy’n ysmygu, a oes alcohol yn y cartref ac a oes gan unrhyw un broblemau meddygol a all effeithio ar eu gallu i adael yr eiddo mewn argyfwng
  • Rhyw
  • Iaith

 

Gwybodaeth Ystadegol

Fel gwasanaeth mae gennym wybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, am y gwasanaethau a ddarperir gennym,  i gynhyrchu ystadegau. Defnyddir y rhain i’n galluogi i adnabod meysydd i wella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu a/neu ein galluogi i ddatblygu cyngor penodol. Yn ogystal â’u defnyddio at ein dibenion ein hunain – mae’n ofynnol i ni roi gwybodaeth i asiantaethau megis Llywodraeth Cymru.

Er bod gennym wybodaeth ar gyfer cael y data ystadegol – mae’r ystadegau yn ddienw.

Mae gwybodaeth a all ein cynorthwyo â hyn gynnwys:

  • Cyfeiriad
  • Rhyw
  • Tarddiad hiliol neu ethnig
  • Daliadau crefyddol athronyddol
  • Cyfeiriadedd rhywiol
  • Iaith

Lle gofynnir am wybodaeth at ddibenion ystadegol yn unig, mae’n ddewisol i chi ei darparu. (Bydd yn cael ei egluro i chi ar y pryd).

O Le Byddwn ni’n Casglu’r Wybodaeth Bersonol Hon?

Yn aml, chi sy’n darparu’r wybodaeth – er enghraifft, pan fyddwch yn cysylltu â ni dros y ffôn, yn llenwi un o’n ffurflenni ar-lein neu pan fyddwn yn ymweld â chi gartref neu yn eich man busnes.

Weithiau gallai gael ei darparu gan:

  • Aelod o’ch teulu neu ddarparwr gofal
  • Corff cyhoeddus arall, megis yr heddlu, gwasanaeth ambiwlans, GIG neu awdurdod lleol.
  • Sefydliadau neu gwmnïau eraill sydd â chaniatâd gennych i rannu eich manylion â ni.
Sut byddwn yn diogelu eich gwybodaeth

Mae GTADC wedi ymroi i sicrhau bod ein holl wybodaeth, gan gynnwys data, yn cael ei chadw’n ddiogel.

Cofnodir a chedwir llawer o’n gwybodaeth ar systemau electronig/cyfrifiadurol. Mae’r rhain yn cael eu diogelu gan fesurau diogelwch i atal mynediad anawdurdodedig. Mae gan y systemau sy’n cadw gwybodaeth bersonol rheolyddion mynediad lefelau uwch.

Cynhelir hyn gan feysydd gwaith diogel, yn ogystal â hyfforddiant i staff, canllawiau a gweithdrefnau i sicrhau bod pawb yn ymwybodol o bwysigrwydd gofalu am ddata sensitif a phersonol.

Mae cyfuno’r mesurau hyn yn ein helpu i sicrhau nad yw eich gwybodaeth yn cael ei gweld, na’i chyrchu gan, na’i datgelu i, unrhyw un na ddylai ei gweld.

Y Sail Gyfreithiol i Gasglu Eich Data Personol

Er mwyn i ni brosesu data personol, rhaid i ni gael sail gyfreithiol i wneud hynny – diffinnir seiliau hyn mewn deddfwriaeth diogelu data. Bydd y sail gyfreithiol yn amrywio ac yn ddibynnol ar y gwasanaeth a ddarperir a sensitifrwydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu. Mae’r rhesymau cyfreithiol yn cynnwys:

  • Mae’r prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni ein dyletswyddau cyhoeddus cyfreithlon, megis y rhai a diffinnir yn y Ddeddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004 neu ddeddfwriaeth arall;
  • Mae prosesu’n angenrheidiol i ni gydymffurfio â gofyniad ymrwymiad penodol – er enghraifft Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a’r Ddeddf Diogelu Gwybodaeth 1988;
  • Ar gyfer recriwtio, cyflogi, diogelwch neu nawdd cymdeithasol;
  • Ar gyfer ymchwilio, canfod a datrys troseddau;
  • Mewn achosion lle mae’r prosesu’n angenrheidiol er buddiant allweddol i’ch bywyd chi neu unigolion eraill;
  • Caniatâd – lle nad oes sail gyfreithiol arall, gallem ofyn i chi i gael casglu a defnyddio eich data personol.

 

Pwy Arall fydd â mynediad i’ch gwybodaeth?

Gallai staff a awdurdodwyd gan GTADC sydd angen y wybodaeth a gedwir gan y Gwasanaeth ar gyfer eu gwaith gael hyd iddi. Gall hyn fod yn staff ar draws amrywiaeth o adrannau a lleoliadau, fodd bynnag, gan fod rheolaethau penodol ar waith i sicrhau mai dim ond y wybodaeth sy’n berthnasol i’w rôl y mae staff yn gallu ei chyrchu.

Efallai y byddwn yn cynnwys gwasanaethau cwmnïau masnachol i storio a rheoli eich gwybodaeth ar ein rhan, er enghraifft ein systemau meddalwedd TG. Mewn llawer o achosion, mae gan y cwmnïau hyn y gallu i fanteisio ar y systemau hynny ac felly gallai fod ganddynt fynediad at unrhyw ddata a gedwir ar y systemau hynny. Fodd bynnag, dim ond ar gyfer cynnal a chadw’r system y bydd hyn yn digwydd, a chaiff ei reoli’n ofalus i leihau unrhyw risgiau i ddata personol.

Mae sefydliadau yr ydym yn eu defnyddio i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan, neu sy’n gweithio ar y cyd â ni, a fydd yn cael mynediad i’ch data personol – er enghraifft weithiau rydym yn gweithio gyda phartneriaid i gynnal Archwiliadau Diogelwch yn y Cartref a gosod larymau mwg ar ein rhan.

Lle rydym yn gweithio gydag unrhyw ddarparwr trydydd parti, mae ganddynt hwythau hefyd rwymedigaethau cyfreithiol i ddiogelu eich gwybodaeth – fodd bynnag, mae GTADC yn cynnal amrywiaeth o wiriadau ac mae ganddynt gytundebau ar waith, lle y bo’n briodol, i sicrhau bod eich data yn cael ei ddiogelu’n ddigonol.

Er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol, neu er budd diogelwch y cyhoedd, mae’n bosib y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill megis:

– yr heddlu neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill

– GIG neu sefydliadau iechyd a lles eraill

– yr awdurdod lleol perthnasol

– partneriaid eraill megis Cyfoeth Naturiol Cymru neu gwmnïau cyfleustodau

cwmnïau yswiriant

– llysoedd, gan gynnwys swyddfa’r crwner

– sefydliadau ariannol

– sefydliadau addysg

– ymgynghorwyr cyfreithiol

– Llywodraeth Cymru

– archwilwyr

 

Eich hawliau

Mae gennych hawl gyfreithiol i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch. Byddwn yn ymdrin â’ch cais yn unol â’r ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Rydym eisiau gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir a bod gennych hawl i ofyn i ni gywiro neu ddileu gwybodaeth sydd yn anghywir yn eich barn chi.

Hefyd, mae gennych hawl i ofyn i unrhyw ddata personol gael ei ddileu – dim ond lle mae’r wybodaeth yn wallus, yn anghywir a/neu le nad oes sail gyfreithiol i ni ei chadw bydd hyn yn berthnasol.

I ddefnyddio eich hawliau cyfreithiol, neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon ynglŷn â’n defnydd o ddata personol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu data yn y lle cyntaf.

Rachel Trusler
Swyddog Llywodraethu Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru,
Parc Busnes Forest View, Llantrisant, CF72 8LX.
r-trusler@southwales-fire.gov.uk
01443232213

Mae gennych hawl hefyd i godi unrhyw bryderon sydd gennych â’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n goruchwylio Deddfwriaeth Diogelu Data. Ceir gwybodaeth bellach ar eu gwefan – https://ico.org.uk/concerns/ neu cewch gysylltu â nhw yma:

 

The Information Commissioner’s Office

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
5FfG

Rhif ffôn –  0303 123 1113