Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru

Cyflwyniad

I ddarparu ein gwasanaethau’n effeithiol, mae’n bosib bydd angen i Wasanaeth Tân ac Achub De Cymru (GTADC) gasglu a phrosesu eich data personol. Mae GTADC yn ymroddedig i ddiogelu’r data hwnnw ac mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut mae’r Gwasanaeth yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi a sut byddem yn diogelu’r wybodaeth honno.

Gallai’r hysbysiad hwn gael ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd, gan adlewyrchu natur newidiol ein gwasanaethau.

Pam fod angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol?

Mae’r wybodaeth a gedwir gennym yn ein galluogi i ymgymryd ag atal, diogelu a darparu gwasanaethau brys i’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu. Mae’n bosib y byddem hefyd yn defnyddio rhywfaint o’r wybodaeth i’n cynorthwyo wrth wella’n gwasanaethau. Mae esiamplau o sut y byddem yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn cynnwys:

  • Rheoli ymateb i ddigwyddiadau, tanau a gwrthdrawiadau traffig ar y ffyrdd
  • Ymwybyddiaeth, cyngor a chyfarwyddyd Atal Tân
  • Gwaith ymchwilio i dân
  • Camau rheoleiddio, trwyddedu a gorfodaeth ar gyfer diogelwch tân busnes
  • Cyngor ac archwiliadau diogelwch tân busnes
  • Cynnal ymweliadau diogelwch yn y cartref
  • Gwirio ansawdd ac effeithiolrwydd ein gwasanaethau
  • Ymchwilio i bryderon neu gwynion ynghylch ein gwasanaethau
  • Ymchwilio i a chynllunio gwasanaethau newydd
  • Cynnal ein cofnodion a’n cyfrifon
  • Sicrhau bod ein gwasanaeth yn parhau i gwrdd â’i gyfrifoldebau cyfreithlon
  • Cefnogi a rheoli ein staff
  • Camerâu Cylch Cyfyng ar ein hadeiladau a’n cerbydau
  • Ymarferion recriwtio
Pa wybodaeth bersonol a gesglir

Mae’r math o wybodaeth byddwn yn prosesu am unigolion yn amrywio, gan ddibynnu ar y math o wasanaeth a ddarperir. Gallai esiamplau gynnwys:

  • Enw a chyfeiriad
  • Oedran a/neu ddyddiad geni
  • Gwybodaeth gyswllt
  • Tarddiad hiliol neu ethnig
  • Gwybodaeth am iechyd
  • Gwybodaeth am amgylchiadau personol, megis pwys sy’n byw yn y cyfeiriad hwnnw.
  • Rhyw
  • Dewis iaith
  • Cenedligrwydd
  • Anghenion addysgu a hyfforddi
  • Gwybodaeth gyflogi
  • Manylion y perthynas agosaf

Fodd bynnag – dim ond yr hyn sydd ei hangen arnom i gyflawni’r gwasanaeth penodol hwnnw y byddwn yn ei chasglu. Rhestrir esiamplau isod:

Ymateb i Argyfyngau

Pan fyddwn yn ateb galwad 999 yn briodol mae angen gwybodaeth arnom megis:

  • Enw a manylion cyswllt yr unigolyn sy’n ffonio er mwyn cyfathrebu ag hwy;
  • Cyfeiriad y digwyddiad, i ni ddyrannu adnoddau;
  • Gwybodaeth am unrhyw un a all fod yn byw yn yr eiddo neu a all fod yno, megis oedran, rhyw, manylion iaith/cyfathrebu;
  • Gallem hefyd gasglu gwybodaeth iechyd sylfaenol am y bobl hynny – er enghraifft, problemau posib sy ganddynt o ran symudedd, i sicrhau ein bod ni’n anfon yr adnoddau priodol.
Diogelwch Tân yn y Cartref

I ddarparu gwybodaeth benodol am ddiogelwch yn eich cartref gallai fod angen gwybodaeth arnom gan gynnwys:

  • Enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
  • Oedran
  • Gwybodaeth iechyd a meddygol – er enghraifft mae’n gymorth i ni wybod os oes unrhyw un yn y lleoliad sy’n ysmygu, a oes alcohol yn y cartref ac a oes gan unrhyw un broblemau meddygol a all effeithio ar eu gallu i adael yr eiddo mewn argyfwng
  • Rhyw
  • Iaith

 

Gwybodaeth Ystadegol

Fel gwasanaeth mae gennym wybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, am y gwasanaethau a ddarperir gennym,  i gynhyrchu ystadegau. Defnyddir y rhain i’n galluogi i adnabod meysydd i wella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu a/neu ein galluogi i ddatblygu cyngor penodol. Yn ogystal â’u defnyddio at ein dibenion ein hunain – mae’n ofynnol i ni roi gwybodaeth i asiantaethau megis Llywodraeth Cymru.

Er bod gennym wybodaeth ar gyfer cael y data ystadegol – mae’r ystadegau yn ddienw.

Mae gwybodaeth a all ein cynorthwyo â hyn gynnwys:

  • Cyfeiriad
  • Rhyw
  • Tarddiad hiliol neu ethnig
  • Daliadau crefyddol athronyddol
  • Cyfeiriadedd rhywiol
  • Iaith

Lle gofynnir am wybodaeth at ddibenion ystadegol yn unig, mae’n ddewisol i chi ei darparu. (Bydd yn cael ei egluro i chi ar y pryd).

O Le Byddwn ni’n Casglu’r Wybodaeth Bersonol Hon?

Yn aml, chi sy’n darparu’r wybodaeth – er enghraifft, pan fyddwch yn cysylltu â ni dros y ffôn, yn llenwi un o’n ffurflenni ar-lein neu pan fyddwn yn ymweld â chi gartref neu yn eich man busnes.

Weithiau gallai gael ei darparu gan:

  • Aelod o’ch teulu neu ddarparwr gofal
  • Corff cyhoeddus arall, megis yr heddlu, gwasanaeth ambiwlans, GIG neu awdurdod lleol.
  • Sefydliadau neu gwmnïau eraill sydd â chaniatâd gennych i rannu eich manylion â ni.
Sut byddwn yn diogelu eich gwybodaeth

Mae GTADC wedi ymroi i sicrhau bod ein holl wybodaeth, gan gynnwys data, yn cael ei chadw’n ddiogel.

Cofnodir a chedwir llawer o’n gwybodaeth ar systemau electronig/cyfrifiadurol. Mae’r rhain yn cael eu diogelu gan fesurau diogelwch i atal mynediad anawdurdodedig. Mae gan y systemau sy’n cadw gwybodaeth bersonol rheolyddion mynediad lefelau uwch.

Cynhelir hyn gan feysydd gwaith diogel, yn ogystal â hyfforddiant i staff, canllawiau a gweithdrefnau i sicrhau bod pawb yn ymwybodol o bwysigrwydd gofalu am ddata sensitif a phersonol.

Mae cyfuno’r mesurau hyn yn ein helpu i sicrhau nad yw eich gwybodaeth yn cael ei gweld, na’i chyrchu gan, na’i datgelu i, unrhyw un na ddylai ei gweld.

Y Sail Gyfreithiol i Gasglu Eich Data Personol

Er mwyn i ni brosesu data personol, rhaid i ni gael sail gyfreithiol i wneud hynny – diffinnir seiliau hyn mewn deddfwriaeth diogelu data. Bydd y sail gyfreithiol yn amrywio ac yn ddibynnol ar y gwasanaeth a ddarperir a sensitifrwydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu. Mae’r rhesymau cyfreithiol yn cynnwys:

  • Mae’r prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni ein dyletswyddau cyhoeddus cyfreithlon, megis y rhai a diffinnir yn y Ddeddf Gwasanaethau Tân ac Achub 2004 neu ddeddfwriaeth arall;
  • Mae prosesu’n angenrheidiol i ni gydymffurfio â gofyniad ymrwymiad penodol – er enghraifft Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a’r Ddeddf Diogelu Gwybodaeth 1988;
  • Ar gyfer recriwtio, cyflogi, diogelwch neu nawdd cymdeithasol;
  • Ar gyfer ymchwilio, canfod a datrys troseddau;
  • Mewn achosion lle mae’r prosesu’n angenrheidiol er buddiant allweddol i’ch bywyd chi neu unigolion eraill;
  • Caniatâd – lle nad oes sail gyfreithiol arall, gallem ofyn i chi i gael casglu a defnyddio eich data personol.

 

Pwy Arall fydd â mynediad i’ch gwybodaeth?

Gallai staff a awdurdodwyd gan GTADC sydd angen y wybodaeth a gedwir gan y Gwasanaeth ar gyfer eu gwaith gael hyd iddi. Gall hyn fod yn staff ar draws amrywiaeth o adrannau a lleoliadau, fodd bynnag, gan fod rheolaethau penodol ar waith i sicrhau mai dim ond y wybodaeth sy’n berthnasol i’w rôl y mae staff yn gallu ei chyrchu.

Efallai y byddwn yn cynnwys gwasanaethau cwmnïau masnachol i storio a rheoli eich gwybodaeth ar ein rhan, er enghraifft ein systemau meddalwedd TG. Mewn llawer o achosion, mae gan y cwmnïau hyn y gallu i fanteisio ar y systemau hynny ac felly gallai fod ganddynt fynediad at unrhyw ddata a gedwir ar y systemau hynny. Fodd bynnag, dim ond ar gyfer cynnal a chadw’r system y bydd hyn yn digwydd, a chaiff ei reoli’n ofalus i leihau unrhyw risgiau i ddata personol.

Mae sefydliadau yr ydym yn eu defnyddio i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan, neu sy’n gweithio ar y cyd â ni, a fydd yn cael mynediad i’ch data personol – er enghraifft weithiau rydym yn gweithio gyda phartneriaid i gynnal Archwiliadau Diogelwch yn y Cartref a gosod larymau mwg ar ein rhan.

Lle rydym yn gweithio gydag unrhyw ddarparwr trydydd parti, mae ganddynt hwythau hefyd rwymedigaethau cyfreithiol i ddiogelu eich gwybodaeth – fodd bynnag, mae GTADC yn cynnal amrywiaeth o wiriadau ac mae ganddynt gytundebau ar waith, lle y bo’n briodol, i sicrhau bod eich data yn cael ei ddiogelu’n ddigonol.

Er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol, neu er budd diogelwch y cyhoedd, mae’n bosib y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill megis:

– yr heddlu neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill

– GIG neu sefydliadau iechyd a lles eraill

– yr awdurdod lleol perthnasol

– partneriaid eraill megis Cyfoeth Naturiol Cymru neu gwmnïau cyfleustodau

cwmnïau yswiriant

– llysoedd, gan gynnwys swyddfa’r crwner

– sefydliadau ariannol

– sefydliadau addysg

– ymgynghorwyr cyfreithiol

– Llywodraeth Cymru

– archwilwyr

 

Eich hawliau

Mae gennych hawl gyfreithiol i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch. Byddwn yn ymdrin â’ch cais yn unol â’r ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Rydym eisiau gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir a bod gennych hawl i ofyn i ni gywiro neu ddileu gwybodaeth sydd yn anghywir yn eich barn chi.

Hefyd, mae gennych hawl i ofyn i unrhyw ddata personol gael ei ddileu – dim ond lle mae’r wybodaeth yn wallus, yn anghywir a/neu le nad oes sail gyfreithiol i ni ei chadw bydd hyn yn berthnasol.

I ddefnyddio eich hawliau cyfreithiol, neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon ynglŷn â’n defnydd o ddata personol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu data yn y lle cyntaf.

Mrs Jackie Evans
Swyddog Llywodraethu Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru,
Parc Busnes Forest View, Llantrisant, CF72 8LX.
dataprotection@southwales-fire.gov.uk
01443232213

Mae gennych hawl hefyd i godi unrhyw bryderon sydd gennych â’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n goruchwylio Deddfwriaeth Diogelu Data. Ceir gwybodaeth bellach ar eu gwefan – https://ico.org.uk/concerns/ neu cewch gysylltu â nhw yma:

 

The Information Commissioner’s Office

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
5FfG

Rhif ffôn –  0303 123 1113